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ビジネス英語メール/6つの書き方ルール&例文集:コピペですぐ使える!

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近年、日本もグローバル化され、ビジネスシーンでも外国の取引先やお得意様と英語でコミュニケーションを取る機会が増えていますね。

そんな中、ビジネスメールは英語が苦手な日本人には大変便利で心強いコミュニケーションツールです。

電話では聞き間違えやすい詳細もメールなら、文面に残り確認しやすい上に、何かトラブルがあった場合、メールでのコミュニケーションや交渉事項は、実は法律上有効な契約書として成り立つのです。

契約書としてな成りえると聞くと、メールを書く時に私たちも怖気づいてしまいそうですが、大抵の日本人はビジネス上とても几帳面な為、日々のトラブルが起こることは少ないですが、海外だと納期に遅れる、インボイスとは異なった金額が支払われるなど些細なトラブルが日常的に起こっています。

日々の小さなやりとりに、いちいち契約書を作っていた場合、大変なタイムロスになってしまいますが、このような日常的トラブルが起こった際は交渉条件の再確認など、メールの文書が非常に役に立ちますので、外国の取引先とのコミュニケーションはできるだけメールでやりとりすることをお奨めします。

旦那さんMax
でも、いままで全く英語が必要のない部署だったのに、突然、海外取引先と連携をする部署に移動させられて、英語でメールって言われてもどこから手をつけていいのか分らない人も多いんじゃない?
僕もこの前、とっても簡単なメールだったのに、件名や宛名の書き方すら分らずググってたら1時間もかかっちゃった事あったよ。
コアラ
旦那さんMax
海外においてのビジネスメールのルールも知っておかないと、よかれと思い書いた形式が実は迷惑なんてこともあるしね。
でも、英語ビジネスメールは定型文的な頻繁に使われる表現が揃っているので、これらをちょっといじってあげるだけで、誰でも実は簡単に書けちゃうのよ!
しずか

この記事では良い印象を与えつつ、対応のスピードアップを図れる英語ビジネスメールのマナー、ルール、そしてコピペあるいは、ほんの少しいじるだけですぐ使える例文をご紹介しちゃいます。

旦那さんMax
是非お役に立てて、サクサクっと英語ビジネスメール書いちゃって下さいね。

 

英語ビジネスメールの6ルール

step
1
分りやすく簡潔に

日本でビジネスのメールを書く場合、丁寧な文章を書くため長い挨拶や回りくどいのお願いの仕方などをして、どうしても、長文になりがちです。

海外では、ビジネスをする上で効率さを大切にするため、要件を簡潔に伝えないと迷惑がられるか、最悪の場合メールを読むことが複雑な為、対応が後回しにされてしまいます。

社内の人間や社外の相手でも長いつきあいの人にメールする場合は、挨拶すら省いてチャットのような、必要ではない要素は一切省かれた形式でメールする事も近年の欧米では主流です。

ダラダラと長文を書かないために、メールの目的と相手への依頼事項の二つを明確にしておきましょう。

文章もできるだけ箇条書きにするように心がけると、読みやすくなり要点が相手に伝わりやすくなります。

例)

Alex and I were discussing it would be more effective if you could amend your proposal page 109. Also, we will need this proposal for tomorrow’s meeting with our client, so could you be able to print a few copies of them by tomorrow morning?  When you get a chance, please speak to the receptionist to book the meeting room B for tomorrow at 3 pm. 

Could you please:

  • Amend the proposal page 109
  • Print 10 copies of the proposal by tomorrow morning
  • Book the meeting room B for 3 pm tomorrow.

 

step
2
1つのメールで1つの要件

長文のメールで何件もの話題を組み込んでしまうと、読み落としの可能性が出てきますし、後でメールボックスを案件ごとに検索しようとしても困難です。

二つ以上の案件がある場合は、話題ごとにメールを分けるようにするのがおススメです。

 

step
3
ビジネスメールの型に沿って構成

型に沿ってメール本文を構成する事により、メール本文のどこを読めば求めている情報が記述されているのか予想がつき、内容を掴みやすくなります。

件名:[Urgent] Requesting a quote for purchasing product ○○○

メール本文構成

  1. 宛名
  2. 挨拶
  3. お祝いの言葉や感謝の言葉
  4. メールの目的・要件
  5. 要件の詳細
  6. 相手へお願いするアクション
  7. 本文末の言葉
  8. 締めの言葉
  9. 署名

上記がスタンダードな英語ビジネスメールのフォーマットですが、面識のない人に送る場合は、自己紹介も記述します。

 

しずか
後ほど、それぞれの要素の作り方や例文を細かく説明しますが、ここでは、本文の構成を理解していただく為に簡単なサンプルメールをご紹介しますね!

 

件名:[Urgent] A quote and specification details for the product ○○○ required by 5th March

 

①Dear Mr. Smith

②I hope this email finds you well.

お元気にお過ごしでしょうか。

③It was a pleasure speaking to you on the phone last week.

先週はお電話にてありがとうございました。

④I am emailing you today to inquire about the new product ○○○ your company has launched this spring.

本日は、貴社がこの春新しくリリースされた○○○の商品についてお伺いしたくメールをさせていただきました。

⑤We are hoping this product will enhance our remote customer service operation’s security system and we’d like to commence test run using this product next month.

御社の商品○○○は、我が社のリモートカスタマーサービスのセキュリテイーシステムを向上させてくれると期待しており、来月から試用を開始したいと考えております。

⑥I am sorry to rush you, but if you could email me an estimated cost of purchasing 10 licenses of this product along with specification details by Thursday morning would be greatly appreciated. 

急かして申し訳ないのですが、つきましては10ライセンス購入に当たっての見積もりと、商品の仕様詳細を木曜日の朝までに送っていただけないでしょうか。

⑦I am looking forward to hearing from you. If you have any questions at all, please do not hesitate to contact me.

何かご質問がございましたら、いつでもご連絡下さい。お返事お待ちしております。

⑧Yours sincerely,

敬具

Shizuka Gray

Head of technology 

Gray Enterprise

Tel: +81 (0)3 3852 xxxx / Ext: 203

Email: shizukaxxx@gray.co.jp 

www.grayxxx.co.jp

 

step
4
省略形は使わない

Ur (your), Plz(please), Thnx(thanks) などのチャットで使用するような省略した単語はビジネス上プロフェッショナルではないので、使わないようにしましょう。

 

step
5
常に丁寧なプロフェッショナルな姿勢

近年のビジネスメールでは親密感を演出するために、宛名の書き方や文章のスタイルが以前のかしこまったスタイルと比べて、大分カジュアルかつアプローチしやすいフレンドリーなスタイルに移行している傾向があります。

ただ、丁寧でフォーマルな形式を好む日本人の視点からみるとカジュアルな文面に居心地の悪さを感じたり、相手との関係がすでにカジュアルな文面でやりとりできるレベルに至っているのかなど考え始めたら迷ってばかりで、肝心なメールの内容を書くことが効率的にできません。

フォーマルあるいはカジュアルなスタイルで書くべきかの基準は、相手がすでにカジュアルな文面で連絡をしてきているかによって決定すれば迷うことはないでしょう。

相手との関係がまだ浅い、先方がフォーマルなスタイルを使用している、どちらかまだ分らないという場合は、かしこまったフォーマルなスタイルでメールを書くのが無難でしょう。

フォーマルな文を書く上で気をつけたい点は、かしこまったスタイルで書くと言っても常にルールNo1に従い、ダラダラと長文を書く事は避け、要点を簡潔に伝える事に努めましょう。

 

step
6
送信する前に必ず内容確認

これは、日本語でも同じですがメールを送信する前に、以下の事を確認してから送るようにしましょう。

  1. 伝えようとしている事柄が、きちんと伝わる文面になっているか
  2. 間違って解釈されてしまうような表現はないか
  3. 誤字、脱字、ピリオドやコンマなど正しく使用されているか

ポイント

3つめの誤字脱字や、文法は正しく使われて文章を作っているかの確認にとても便利なGrammarlyというWeb/Appサービスがあります。私は、これなしで、英語オフィシャル文書はもう書けません。ベーシック版は無料なので、是非活用してみては?以下の記事でその詳細と使い方をまとめたので、是非参考にして下さい。

 

しずか
それでは、実際どのようにメールを書けばいいかの解説と、例文をご紹介していきますね。
太字の所はそのままコピペして、その他の部分を自分の要件にあった内容を入れれば、簡単に伝えたい文章が作れるよ!
旦那さんMax

 

件名の書き方と例文

メールの件名は、簡潔に日時、要件内容、依頼事項など、メールの本文内容を要約し一目見て内容の分る文を記入しましょう。

私たちもオフィスで毎日しているように、何百という数のメールが届く中、内容がきちんと分らない件名のメールは後回しにしたり、スパムメールとして読むことすらしない物もあるでしょう。

具体性に欠けるCongraturation, important, HelloやThank youのみ書いてある件名だと、スパムメールとして処理されたり、開封されない可能性が高いので、避けましょう。

例文

問い合わせの件名

  • Inquiry regarding the article published on 27th May. 

記事についての問い合わせ

  • Inquiring about the invoice #0098. 

請求書についての問い合わせ

 

例文

依頼・請求の件名

  • Requesting a product sample #102.

サンプルの請求

  • Request for your company’s press pack. 

企業概要データの請求

  • Amendment on our project planning required. 

企画書の手直し請求

 

例文

確認の件名

  • Requesting a product sample #102.

サンプルの請求

  • Request for your company’s press pack. 

企業概要データの請求

  • Amendment on our project planning required.

企画書の手直し請求

 

例文

確認の件名

  • Confirmation of our scheduled meeting on 6th April. 

ミーティング 日時の決定

  • Confirming your delivery address. 

配送先の確認

 

例文

お礼の件名

  • Thank you for your assistance in negotiating the contract. 

手助けしてもらった事への感謝

  • We appreciate your corporation.

協力ありがとうございます。

 

例文

謝罪の件名

  • Apology for the delayed payment. 

支払いを遅れたことへの謝罪。

 

例文

お祝いの件名

  • Congratulation on your opening of the new branch. 

新支店の営業開始へのお祝い

  • Congratulation on your promotion.

昇進おめでどうございます。

 

例文

緊急な事柄連絡の件名

緊急な要件のお知らせをする場合は、件名の先頭に[Urgent] を記入しましょう。日にちも記入すれば更に緊迫した印象を伝えられ効果的です。

  • [Urgent] Deadline for the completion of project x to be moved forward to 10th July

締め切り変更のお知らせ

 

例文

特定の担当者へ宛てた件名

特定の担当者に読んでほしい連絡だが、担当者の名前やメールアドレスが分らない場合は Att:[部署名・担当の役職名]の後に[/]を入れて件名を記入しましょう。

  • Att: Distribution department / Seeking a distributor of our products in the Oceania region 

販売代理店を探している問い合わせ

 

宛名の書き方と例文

宛名はできるだけ、担当者の名前を記入することで、開封される確率が高まります。担当者の名前が分らない場合は、ホームページやLinked In を使って調べましょう。

しずか
どうしても担当者名が分らず時間に余裕のある場合は、担当者は誰なのかを聞くメールをまず送ると結構な確率で担当者の名前とEmailアドレスを返信してくれるよ!

例文

フォーマルな宛名

  • 男性宛て:Dear Mr. Scott Gray, / Dear Mr. Gray,
  • 女性宛て:Dear Ms. Amy Gray, / Dear Ms. Gray,
  • 医者・博士宛て:Dear Dr. Gray,
  • 教授宛て: Dear Prof. Gray,

基本的にフルネームか、苗字をDear Mr. ○○○, か Dear Ms. ○○○,と記入します。

Mr.とMs.の後のピリオド[.]と、名前の後のコンマ[,]を忘れないようにつけましょう。

ビジネス上では既婚か未婚かは関係がない上に、間違った場合失礼にあたるので、Miss.やMrs.は使用しないようにしましょう。

宛名を書くときに気をつけたい事は、欧米の氏名はSarah Thompsonというようにファーストネームの次に、ファミリーネームの順番ですが、日本の様に苗字を先に書き名前が後にくるフォームの国も多くあるので、きちんと調べてから間違った宛名の書き方にならないよう注意しましょう。

例えば、Lenovoの社長の名前はYang Yuanqingです。Yangが苗字、 Yuanqingが名前なので、間違ってDear Mr. Yuanqing, と書かないようにしましょう。

 

例文

親しい関係の相手に送る宛名

  • Dear John,
  • Hello Patrick,
  • Hi Sarah,

上記のようにファーストネームのみ記入できます。

近年欧米では、同僚のみならず企業からお客様に宛てる場合ですらHi ○○○,と書き出される場合が多いですが、知り合ったばかりの相手などは、フォーマルな宛名で送った方が無難です。

 

例文

部署名や役職名のみ分かる場合の宛名

  • Dear Marketing Department Professional,
  • Dear Hiring Manager,

To Whom It May Concern; は頻繁に使われる定番の宛名ですが、最近ではオールドファッションな表現になりつつあるようです。

 

例文

名前が分らない時の宛名

性別が分かる場合:

  • Dear Sir, (男性)
  • Dear Madam, (女性)

性別も分からない場合:

  • Dear Sir or Madam,
  • Dear Sirs or Madams,(一人以上の場合)
  • Dear all,(複数の場合)

 

挨拶の書き方と例文

hello

いよいよ本文にはいっていきますが、日本と同じく、まずは挨拶を述べるのがフォーマルなビジネスマナーです。

親しい関係の相手や社内の人間には、挨拶の部分を飛ばしてすぐ要件に入っても問題ありません。

以下、全て英語ビジネスレターの定番書き出し挨拶なので、細かいニュアンスはあまり気にせずどれを使っても問題ありません。

 

  • I hope this email finds you well. 

お元気でお過ごしのことと存じます。

  • I hope you’re doing well. 

お元気でご活躍のことと存じます

  • I hope you’re having a great week/month. 

素晴らしい週・月をお過ごしいただいておりますでしょうか

  • I hope all is well. 

お元気でご活躍のことと存じます

  • I hope you don't mind me contacting you out of the blue. 

突然のご連絡失礼いたします。

 

感謝、お祝いの言葉 

thank you

面識のある相手には、お礼の言葉やお祝いの言葉を挨拶のあとに述べましょう。

初めてメールをする相手には感謝やお祝いの言葉の代わりに、自己紹介と、相手の会社を称える言葉や、どのような経緯で連絡するに至ったかを述べると良いでしょう。

 

例文

面識のある相手への感謝、お祝い、謝罪の言葉

  • It was a pleasure meeting with you last week.

先週はお会いできて、大変光栄でした。

  • I appreciate your quick reply. 

迅速なお返事、誠にありがとうございます。

  • I hope the ○○ project you launched recently (is off to a good start/is coming along nicely/is getting great results/was a success) 

あなたが先日開始した新しい○○企画は(良いスタートを切った/順調に進んでいる/素晴らしい成果を上げている/成功した)事と存じます。

  • Thank you very much for the insight you've provided us with ○○ research the other day.

先日は、○○ リサーチにおいての見識を頂戴いたしまして、誠に感謝しております。

  • Congratulations on your International industry’s award your company received the other day. 

先日は、International industry’s awardを受賞されましたこと、誠におめでどうございます。

  • My sincere apology for not getting back to you sooner as I was on a long flight.

長距離のフライトで移動していた為、迅速にご返答ができず、誠に申し訳ございません。

  • I’m sorry that I couldn’t make it to our video conference yesterday.

昨日は、ビデオ会議に参加できず申し訳ございませんでした。

 

例文

初めてメールを送る相手への自己紹介

  • My name is Shizuka Gray, chief manager of logistics at ABC corporation. 

ABCコーポレーションのロジステイック部署でチーフマネジャーをしているシズカグレイと申します。

  • My name is Yasuo Tanaka and I am responsible for product quality control at ABC associates.

ABCアソシエイツで品質コントロールの担当をしているヤスオタナカと申します。

  • My name is Nana Sato and I am a colleague of Hiroshi Tanaka at Abc enterprise. 

ABCエンタープライズ、Hiroshi Tanakaの同僚のNana Satoです。

  • My name is Shizuka Gray and I work at ABC institute as a researcher. Our company is involved in developing vaccines for infectious diseases.  

ABCインスティチュートでリサーチャーをしているSizuka Grayと申します。私どもは感染病のワクチン開発を進める研究所です。

 

例文

相手や相手の会社、サービスを知った経由の説明

  • I came across your website and found your international container shipping solutions very interesting.

御社のホームページを拝見いたしまして、国際コンテナ輸送ソリューションに大変興味を持っております。

  • Our client recommended me your automated data analysis software [SystemX] and we are very impressed with its ability of batch processing.

御社の自動データ分析ソフトウェア [SystemX] について、クライアントから勧めらた所、ソフトウェアのバッチ処理能力に大変感心している次第です。

 

  • Mr. Tanaka from BCD corporation has passed me your contact details and recommended me to get in touch with you.

BCDコーポレーションの田中さんからコンタクトするよう勧められ、あなたの連絡先をいただきました。

 

メールの目的・要件 書き方と例文

  • The reason for this email is to discuss the possibility of collaborating on project X.

プロジェクトXのコラボレーションの可能性についてお伺いしたく、メールをさせていただきました。

  • I am writing to confirm/check ~.

~についての決定のお知らせ/確認をしたくメールをさせていただきました。

  • The purpose of this email is to set up a date for our next meeting. 

次のミーテイングの日時を決めたく、メールをさせていただいた次第です。

  • I am writing in reference to ~.

~についてご連絡させていただきました。

  • Regards to the development of prototype B, we discovered that the joint could improve its function further if we use company A’s product.

プロットタイプBの開発についてですが、A社の商品を使えばジョイント部分の機能をさらに向上させる事が可能という事を発見しました。

 

要件の詳細 書き方と例文

例文

良いお知らせ

  • We are delighted/happy/pleased to inform you that~

~のお知らせをさせていただく事を嬉しく思います。

例:We are delighted to inform you that the samples your company has provided delivered a great result.

御社様から頂戴いたしましたサンプルが、素晴らしい成果を上げました事お伝えいたします。

 

例文

悪いお知らせ

  • We are sorry to inform you that

大変申し訳ございませんが、~のお知らせをいたします。

  • I regret to inform you that I won’t be able to make it to the meeting.

大変申し訳ございませんが、ミーティングには参加できなくなってしまいました。

  • Unfortunately, our client has declined the offer of an exclusive deal.

残念ながら、私どものクライアントが独占契約オファーの却下をしました。

 

例文

ニュートラルなお知らせ

  • We’d like to inform you that our office will be closed from December 31st until January 4th.

12月31日から1月4日まで当社は休業いたしますこと、お知らせをいたします。

  • Please be advised that our office opening time has changed from 9 am to 10 am.

当社の営業開始時間は、朝9時から朝10時に変更になりましたこと、お知らせいたします。

  • This is to inform you that our person in charge of accounting has changed to ~. You can contact her/him by email at xxxxx@gray-enterprise.co.jp or by telephone +81 (0)3 804 XXX / Ext: 123.

会計課の担当者が~に変わりました事お知らせいたします。~は、xxxxx@gray-enterprise.co.jp  あるいは +81 (0)3 804 XXX / Ext: 123からご連絡いただけます。

 

例文

送付のお知らせ

  • We have shipped the order #123 yesterday by express courier and should arrive by this Thursday.

#123のオーダーを、昨日エキスプレス配達で発送いたしましたので、木曜日までには届くことと存じます。

  • I sent an invoice by email to your colleague, Ms. Cooper this afternoon.

あなたの同僚のCooperさんに、本日午後にメールで請求書を送付させていただきました。

 

例文

まだ、受け取っていません

  • I still haven’t received ~.

~をまだ受け取っていません。

  • I’m wondering if theI requested last week has been sent already as I haven’t received it yet. 

先週お願いした~ がまだ届いていないのですが、もう送付していただけましたでしょうか?

 

例文

受け取りました

  • I recieved ~ this afternoon. Thank you for your prompt shipment.

今日の午後~を受け取りました。迅速な発送ありがとうございます。

  • This email is to confirm that I have received the document.

書類を受け取りました事、このメールをもってお知らせいたします。

  • Thank you very much for the PDF, however, I cannot open the file. Could you be able to send it again?

PDFが届いたのですが、開けることができません。もう一度送っていただけますか?

 

例文

添付書類について

  • Please find attachedyou've requested last week.

先週ご要望いただきました~ を添付させていただきましたので、ご査収ください。

  • Attached is the revised/amended contract.

修正をした契約書を添付しました。

  • I have attached the draft plan for the project X to this email.

プロジェクトXの下書き企画書を添付しました。

 

相手にアクションを求める書き方&例文

  • Could you please send ~ by tomorrow morning?

明日の朝までに~を送っていただけますか?

  • I apologize for the urgency, but will you be able to amend page 95 of the contract ASAP (as soon as possible) as we discussed?

急かして申し訳ございませんが、話し合った通り契約書の95ページの部分をできるだけ早く修正していただけますか?

  • Would you be able to send the catalog at your earliest convenience?

ご都合の良い時に、カタログを送っていただけますでしょうか?

  • I’d appreciate it very much if you could let me know your availability urgently.

早急に、ご都合をお知らせいただければ幸いです。

  • If you could explain more in detail, it would be greatly appreciated.

~について詳しく教えていただけたら、助かります。

 

本文末の言葉 例文

締めの言葉は挨拶と同じく定型文を状況に合わせて使い回すので、あまり頭を使う必要はありません。以下の例文から適当な物を選んでコピペしちゃって下さい。

  • We are looking forward to hearing from you. 

お返事お待ちしております。

  • We are looking forward to working with you.

一緒にお仕事させていただける事を、楽しみにしております。

  • Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.

ご不明な点がございましたら、お気軽ご連絡下さい。

  • Please let me know if you have any question about ○○○

○○○についてご質問がございましたら、お知らせ下さい。

 

締めの挨拶

日本の敬具にあたる部分の本文を締めくくる言葉です。

Dear で始めた本文には、以下のフォーマルな形の締めの言葉を使うべきです。

us flag  アメリカ フォーマル  

  • Yours truly, / Sincerely,

面識はあるが、関係は深くない相手に使う、アメリカでは鉄板の締めくくり言葉です。

  • Yours faithfully,

Dear Sirなどの名前が分らない宛名に宛てたメールの場合は、上記の言葉でしめくくりましょう。

uk flag  イギリス フォーマル 

 

  • Yours Sincerely,

面識がある相手に使う

  • Yours faithfully,

面識のない相手に使う

 

カジュアルな締めの言葉
  • Regards,

更に礼儀正しくした言葉にしたい場合は、 Kind regards, Warm regards, Best regardsとすれば、温かみの感じる表現にできます。

  • Best / Best wishes,

かなり砕けたスタイルになりますが、親しい仲の相手であれば、ビジネスでも使える表現です。Dear John, などとファーストネームを宛名にした場合に使う表現です。

 

署名の書き方

署名の欄は、日本と記入する情報は基本的に同じですが、順番が逆になり、以下の様なフォーマットになります。

このデジタル署名があることで、法的に契約書と成立するメールとなります。

海外では、ほとんどFAXが使われることはないので、Fax番号は記入しないようにしましょう。

メールアドレスは‘mailto:’ のHTMLコードを記入しておけば、クリックのみで返信できるので、親切です。

 

  1. 氏名
  2. 部署名
  3. 会社名
  4. 会社住所(省いてもOK)
  5. Eメールアドレス
  6. 電話番号(内線番号も忘れずに)
  7. ホームページURL

例:

Shizuka Gray

Head of technology 

Gray Enterprise

Tel: +81 (0)3 3852 xxxx / Ext: 203

Email: shizukaxxx@gray.co.jp 

www.grayxxx.co.jp

 

まとめ

いかがでしたか?英語ビジネスメールは、簡潔な文章が求められる上に定型文の使いまわしができるので、自分の内容に合ったものに少しカスタマイズするだけで、意外と簡単にメールを書き上げることが可能です。

是非、ここでご紹介した例文を使って次回の英語ビジネスメールに役立てて下さいね!

 

 

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